نرم‌ افزار سرویس کارکنان: انقلابی در مدیریت حمل و نقل پرسنل برای افزایش کارایی سازمان

1- عدم هماهنگی در زمان‌بندی:

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها، عدم تطابق زمان‌های ورود و خروج پرسنل با زمان حرکت وسایل نقلیه است که ممکن است منجر به تأخیر در شروع کار شود.

برای مثال، فرض کنید یک شرکت از ساعت 9 صبح تا ساعت 5 بعدازظهر فعالیت می‌کند و سرویس ایاب و ذهاب شرکت در ساعت 8:30 صبح حرکت می‌کند. اگر یکی از کارمندان در ساعت 8:40 به ایستگاه برسد، نمی‌تواند سوار این اتوبوس شود و باید منتظر اتوبوس بعدی بماند و یا با تاکسی یا سواری به محل کار برود و دیرتر به محل کار خود می رسد. این موضوع می‌تواند علاوه بر افزایش هزینه ، باعث افزایش استرس و ناراحتی کارکنان گردد.

بنابراین، ضروری است که سازمان‌ها زمان‌بندی صحیحی برای حرکت وسایل نقلیه تعیین کنند و از نرم‌افزار سرویس پرسنل استفاده کنند تا بر اساس زمان ورود و خروج کارکنان، برنامه‌ریزی بهینه‌تری داشته باشند. این کار می‌تواند به کاهش تأخیرها و افزایش رضایت شغلی پرسنل منجر شود.

 2-هزینه‌های بالای عملیاتی:

عدم بهینه بودن مسیرها و تعداد وسایل نقلیه مورد نیاز می‌تواند به وقوع هزینه‌های اضافی منجر شود که بر روی بودجه سازمان شما تأثیر منفی می‌گذارد.

فرض کنید شرکت یا سازمان دارای پنج اتوبوس است که هر کدام مسیرهای ثابتی را برای جابجایی کارمندان طی می‌کنند. اما این مسیرها به‌خوبی طراحی نشده و اتوبوس‌ها مجبورند از خیابان‌های شلوغ و پرترافیک عبور کنند. به همین دلیل، اتوبوس‌ها هر روز در ترافیک گیر می‌کنند و جابجایی کارمندان زمان زیادی می‌برد. به‌طور مثال، وقتی فاصله بین یک نقطه و مقصد تنها ۱۰ کیلومتر است، ممکن است اتوبوس‌ها برای رسیدن به آنجا ۳۰ تا ۴۰ دقیقه یا حتی بیشتر زمان صرف کنند.

با توجه به این مشکل، شرکت ناچار است از تمام پنج اتوبوس برای هر شیفت کاری استفاده کند تا مطمئن شود کارمندان به موقع به محل کار می‌رسند. اما در واقعیت از هر اتوبوس تنها حدود 60 درصد از ظرفیت آن پر می‌شود. به‌طور متوسط، هر اتوبوس می‌تواند ۳۰ نفر را جابجا کند، اما معمولاً تنها ۱۸ کارمند در هر اتوبوس سوار می‌شوند. این به این معناست که دو تا از اتوبوس‌ها همیشه با ظرفیت کمتری نسبت به حد استاندارد خود فعال هستند.

در نتیجه، عدم توجه به بهینه‌سازی مسیرها و استفاده درست از وسایل نقلیه می‌تواند هزینه‌ها و زمان‌های هدر رفته‌ای را برای شرکت به همراه داشته باشد که بر روی عملکرد کلی سازمان تأثیر منفی خواهد گذاشت.

3- تأثیر منفی بر رضایت شغلی: 

زمانی که کارمندان مدت زمان زیادی را در انتظار وسایل نقلیه باشند یا با مشکلاتی در ایاب و ذهاب مواجه شوند، رضایت شغلی آن‌ها کاهش می‌یابد که این مسأله می‌تواند به فرسودگی شغلی و کاهش عملکرد منجر شود.

4-داده‌های ناکافی و پراکنده :

جمع‌آوری اطلاعات مربوط به هزینه‌ها، زمان‌های سفر و سایر عوامل کلیدی به‌صورت دستی می‌تواند مشکلات جدی برای شرکت‌ها ایجاد کند. وقتی که این اطلاعات به‌صورت پراکنده و ناکافی جمع‌آوری می‌شوند، احتمال بروز خطاهای انسانی افزایش می‌یابد. برای مثال، اگر یک کارمند برای ثبت زمان سفرهای اتوبوس از صفحات گسترده(اکسل) استفاده کند، ممکن است زمان‌ها را اشتباه ثبت کند یا حتی برخی از داده‌ها را فراموش کند.

این نوع خطاها می‌توانند تأثیرات منفی بر تصمیم‌گیری در مورد مدیریت منابع و برنامه‌ریزی مسیرها داشته باشند. به‌عنوان مثال، اگر مسافت سفرها به‌دلیل ثبت نادرست، کمتر از مقدار واقعی گزارش شوند، مدیران ممکن است فکر کنند که تعداد وسایل نقلیه موجود برای جابجایی کارمندان کافی است و به فکر افزایش ناوگان مسافری خود نباشند.

علاوه بر این، داده‌های پراکنده می‌توانند منجر به تحلیل‌های نادرست شوند. برای مثال، اگر زمان میانگین سفر به‌درستی محاسبه نشود، مدیران نمی‌توانند پیش‌بینی دقیقی از ترافیک داشته باشند و ممکن است برنامه‌ریزی‌های نادرستی برای حرکت اتوبوس‌ها انجام دهند. این مشکلات علاوه بر کاهش کارایی سیستم حمل و نقل می‌تواند باعث نارضایتی کارمندان و افزایش هزینه‌ها نیز شود.

بنابراین، جمع‌آوری داده‌های دقیق و کامل برای مدیریت سیستم حمل‌ونقل سازمان‌ها بسیار مهم است، زیرا این داده‌ها به تصمیم‌گیری‌های بهتر و کارآمدتر کمک می‌کنند.